Boylam E-Arşiv Fatura

E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından tespit edilen standartlara uygun şekilde bir faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafaza edilmesi, ibrazı ve raporlamasını kapsayan kapsamlı bir uygulamadır.

E-Arşiv faturası nedir?

E-Arşiv faturası elektronik bir fatura tipidir. Bu fatura E-Arşiv uygulaması kullanılarak oluşturulmakta ve müşterilere iletebilebilmektedir.

E-Arsiv Fatura Kimlere Gönderilebilir?

E-Fatura ve E-Arşiv entegrasyonu tamamlandıktan sonra E-Fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilere E-Arşiv faturası gönderilmelidir.

E-Arsiv için E-Fatura Kullanıcı Olmak Gerekir mi?

Evet. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen mevzuata göre E-Arşiv kullanıcısı olmak için öncelikle E-Fatura kullanıcısı olmak gerekmektedir.

E-Arsiv ve E-Fatura Başvuru

e-Fatura ve e-arşiv sistemlerine Boylam E-Dönüşüm aracılığı ile başvurabilirsiniz.

e-Fatura ve e-arşiv, genel ismi ile elektronik fatura başvurusu ve geçişi için Boylam E-Dönüşüm ile başvurabilirsiniz.

E-Fatura Nedir?

E-Fatura, veri formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından takdir edilen ve elektronik evrak şeklinde düzenlenen, VUK (Vergi Usul Kanunu) gereği bir faturada bulunması gereken tüm gerekli bilgilerin içinde yer aldığı, satıcı ile alıcı arasındaki ticaret sürecini güvenli ve sağlıklı bir şekilde temin etmek amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından bizzat hayata geçirilen uygulamadır.

Kimler E-Fatura Kullanabilir?

Ticari faaliyette bulunan Anonim şirketler, Limited şirketler, Gerçek ve Şahıs firması statüsünde bulunan mükellefler E-Fatura uygulamasını kullanabilir.

E-Fatura Uygulamasının Avantajı Nedir?

• E-Fatura uygulaması ile faturalar elektronik ortama taşındığından dolayı kağıt, baskı, mürekkep, yazıcı, kargo, posta ve arşiv maliyetleri ortadan kalkar.
• E-Fatura uygulaması ile faturalama ve muhasebe süreçlerinde kısalır operasyonel hız artar, zaman tasarrufu sağlanır ve ticaret daha da hızlanır.
• E-Fatura uygulaması ile faturalar güvenli bir şekilde elektronik ortamda tutulur, odalar dolusu klasörlerle dolu arşivler ortadan kalkar ve saklama masrafları minimuma iner.
• E-Fatura uygulaması ile elektronik ortamda anlık ve otomatik veri kaydı sayesinde hata oranı büyük oranda azalır.
• E-Fatura uygulaması ile evrak ve faturalarınız kaybolmaz, gerektiğinde tüm evraklara, faturalara saniyeler içerisinde her yerden ulaşılabilir.
• E-Fatura uygulaması ile kağıt kullanımı en düşük seviyeye indiğinden dolayı her yıl yüzbinlerce ağaç kesilmekten kurtulur.

E-Fatura Uygulamasını Kullanmaya Nasıl Başlayabilirim?

E-Fatura göndermek ve almak isteyen mükellefler;

• E-fatura uygulamasında, işletmelerine ait bir kullanıcı hesabı oluşturmalıdır.
• E-fatura uygulamasından faydalanmak üzere Gelir İdaresi Başkanlığı’na yazılı başvuru yapılmalıdır.
• Başvurunun uygun bulunması durumunda da başvuru sahibi tüzel kişi için “Mali Mühür Sertifikası” alınmalıdır, başvuru sahibi Gerçek kişler için e-imzanın bulunması yeterlidir. (Bununla birlikte gerçek kişiler de isterlerse faturalarını mali mühür ile imzalayabilir).
• E-Fatura başvurusu hakkında daha detaylı bilgi almak için lütfen tıklayınız.

Boylam E-Dönüşüm Hizmeti Nedir?

Boylam E-Dönüsüm hizmeti, Özel Entegratörlük Hizmeti üzerinden 7/24 aktif olarak fonksiyonel olan, hızlı ve güvenli bir işleyiş sağlamak üzere operasyonu kullanıcı işletme adına üstlenir. Böylece, elektronik ortamda fatura gönderme ve fatura alma işlemleri teknik yeterliliğe sahip ve Gelir İdaresi Başkanlığı özel entegrasyon onaylı hizmet sağlayıcısı bilgi işlem sistemi üzerinden gerçekleştirilir.

Boylam E-Fatura Portal Çözümü Nedir?

Boylam E-Fatura Portalı, Boylam E-Fatura uygulamasına ait tüm gerekli fonksiyonların internet üzerinden kullanıcı tarafından genel kullanımı sağlayan kullanıcı dostu arayüze sahip Boylam e-Dönüşüm Portalıdır. Boylam E-Dönüşüm Portalı GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından sunulan E-Fatura portalı üzerinden e-Faturaları manuel olarak alıp gönderebilmenize imkan tanır.

Bütün Müşterilere E-Fatura Gönderilebilir mi?

E-Fatura uygulaması, sadece E-Fatura mükellefleri arasında kullanılabilir ve bu mükellefler arasında E-Fatura gönderilip alınmasına imkan tanır. E-Fatura mükellefi olmayan müşterilere ise genel hükümler gereğince kağıt fatura veya e-Arşiv fatura düzenlenmelidir.

Neden Boylam E-Dönüşümü tercih etmeliyim?

Mevcut sisteminiz yada işletme yazılımınız ne olursa olsun, Boylam E-Dönüşüm E-Fatura uygulamalarını hızlı ve güvenli bir biçimde kullanmanıza imkan sağlar. İhtiyaç doğrultusunda geliştirilen E-Fatura çözümlerimizden, firmanıza en uygun olanı seçebilir ve kullandığınız kadar ödeme yaparsınız.

E-Fatura ile ilgili tüm soru ve sorunlarınızla ilgili konularda teknik destek ekibimize anında ulaşabilir ve hızlı bir şekilde çözüme kavuşabilirsiniz.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

“e-Fatura nasıl kesilir?” sorusunun cevabı aslında oldukça basit. Aktivasyonunuz tamamlandıktan sonra keseceğiniz faturaları Boylam E-Dönüşüm üzerinden E-Fatura olarak gönderirsiniz. E-Fatura aktivasyonu sonrasında artık matbu fatura kullanımı yapmamanız gerekir. Düzenleme tarihi E-Fatura aktivasyon tarihinden öncesine denk gelen satış faturaları için ise matbu fatura kesebilirsiniz. Boylam E-Dönüşüm sistemi, müşterinizi vergi numarasından ayırt ederek, karşı tarafa E-Fatura veya E-Arşiv fatura gönderir.

E-Fatura uygulaması E-Ticaret sektörü için gerekli mi?

Bu sorunun cevabı net bir şekilde evet. E-Ticaret firmalarının hacimleri dikkate alındığında her gün yüzlerce fatura kesmesi ve bu faturaları ürün ile birlikte veya ayrıca kargo ile göndermesi gerekir. Bu da zaman, para ve iş gücü kaybına sebep olur. E-Fatura uygulaması ile faturalarınız hızlı bir şekilde hazırlanır, kargo masrafına girmeden elektronik olarak mail yada sms ile müşterilerinize iletebilir. Böylece bir çok tasarrufun yanında ödeme sürecinizi de daha hızlı bir şekilde başlatabilirsiniz. Boylam’ın E-Arşiv fatura görüntüleme özelliği sayesinde, E-Fatura mükellefi olmayan müşterileriniz de faturalarını elektronik ortamda kolayca diledikleri yerden diledikleri zaman görüntüleyebilir. Böylece size fatura ile ilgili dönüşler azalır ve müşteri hizmetleri operasyonundan tasarruf edersiniz.

Kimler E-Fatura Mükellefi Olarak Sayılır?

• 2017 yılı ve sonraki dönemlerde brüt olarak satış hasılatı

10 Milyon TL ve üzeri olan tüm kurum, kuruluş ve işletmeler 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu dahilinde Fatura mükellefi kapsamına girer.

• 19.10.2019 Tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan ve Vergi Usul Kanunu VUK 509 Tebliğine göre 2017 yılı ve takip eden dönemlerde brüt satış hasılatı

5 Milyon TL ve üzeri 

• olan tüm kurum, kuruluş ve işletmeler

E-Fatura mükellefi kapsamına girer.

E-Fatura Kullanma Yöntemleri Nedir?

• Özel entegrasyon
• Ücretsiz GİB Portal
• Not : Alım yapan Boylam E-Dönüşüm kullanıcıları Boylam E-Fatura portal üzerinden giriş sağlayabilirler.

Herhangi Bir firmanın E-Fatura Kullanıp Kullanmadığını Nasıl Anlarsınız?

GİB’in web sitesinde yer alan kayıtlı kullanıcılar listesinden kontrol ederek bir firmanın E-Fatura uygulamasını kullanıp kullanmadığı tespit edilebilir.

E-Fatura İrsaliye Yerine Geçer Mi?

433 seri numaralı VUK (Vergi Usul Kanunu)’nun Genel Tebliğinin ilgili maddelerine uygun olan durumlarda malla birlikte gönderilen ‘İrsaliye yerine geçer’ ibareli E-Arşiv faturası yeterli olacaktır. Ayrıca irsaliye düzenlemeye gerek yoktur.

E-Fatura İade veya İptal Edilebilir mi?

Evet. E-Fatura uygulamasında da iptal ve iade işlemlerini istenildiği zaman gerçekleştirilebilir.

E-Fatura ile Kağıt Fatura Arasındaki Fark Nedir?

E-Fatura bilinen basılı kağıt faturanın elektronik ortamda oluşturulmuş halidir. Mevzuat açıdan basılı faturadan hiçbir farkı yoktur. Mali değeri açısından da bir fark bulunmadığından E-Faturanın bastırıp saklanmasına gerek yoktur.

E-Fatura Kullanmak Kolay mı?

Mali Mühür Nedir?

Mali mühür; 397 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Başkanlık için TÜBİTAK-Kamu SM tarafından hazırlanan elektronik sertifika alt yapısıdır. Diğer bir ifadeyle bir firmanın kaşesinin elektronik olarak kullanılabilmesini sağlayan sistemdir. Mali mühür bir işletmenin elektronik ortamda fatura kesebilmesi için gerekli olan bir çeşit sertifikadır.

Gönderilen Bir E-Faturada Değişiklik Yapılabilir Mi?

Yasal açıdan E-Faturanın basılı faturadan farkı yoktur. Şöyle düşünebilirsiniz; nasıl ki müşteriye gönderilen bir faturada daha sonradan düzenleme yada değişiklik yapılamıyorsa E-Faturada da değişiklik yapılamaz.

E-Fatura Kullanmayan Firmalara E-Fatura Gönderilebilir Mi?

Fatura kesilecek firma veya kişi E-Fatura kullanıcısı olmasa bile onlara fatura kesilebilir. Fakat E-Fatura kullanmayan müşterilere E-Arşiv Fatura kesilebilir.

Mali Mühürü Bir Kez Almış Olmak Yeterli mi?

Evet, mali mührün bir defa alınmış olması yeterlidir. Mevcut mühürle her zaman E-Fatura kullanılabilir.

E-Arşiv Uygulamasına Geçmek İçin E-Fatura Kullanmak Zorunlu Mu?

Evet, E-Arşiv kullanmak için öncelikle E-Fatura sistemine dahil olmanız gerekmektedir. İşletmeler E-Fatura ile birlikte E-Arşiv de kullanabilmektedir.

Faturaları Yazdırıp Arşivlemek Gerekir Mi?

E-Faturanın sağladığı en büyük kolaylıklardan biri daha önceki kısımlarda da belirttildiği gibi arşivleme gereğinin ortadan kalkmasıdır. E-Faturalar zaten dijital ortamda arşivleneceği için ayrıca dosyalamanıza gerek yoktur.

Özel Entegrasyon Nedir?

Özel entegrasyon, daha önceki dönemlerde sık sık fatura kesen firmaların tercih ettiği, kendi özel E-Fatura sistemini kurması anlamına gelen yöntemdir. Genelde bir defaya mahsus 30-80 bin lira aralığında bir yatırım ile kurulur ve yıllık bakım, onarım gibi ek masraflar da firmanın kendisi tarafından karşılanır.

Mali Mühür Ücreti ne kadardır?

Genellikle çoğu kişi mali mühürün çok pahalı bir uygulama olduğunu düşünmektedir. Fakat sanılanın aksine durum öyle değil. GİB’e mali mühür başvurusu sırasında ödenmesi gereken ücret yıldan yıla değişmektedir.

Mali mühür sertifikası (MÜS) ve güvenlik hizmetleri sertifikası (GÜS) 3 yıl geçerli olacak şekilde oluşturulur. Güncel sertifika fiyatlarını aşağıda görebilirsin:

• Tüzel kişi için 3 yıllık mali mühür sertifikası (MÜS+GÜS) ve akıllı kart okuyucu: 256,60 TL (220 TL + KDV)
• Gerçek kişi için 3 yıllık mali mühür sertifikası (MÜS+GÜS) ve akıllı kart okuyucu: 141,60 TL (120 TL + KDV)

E-Faturada Merkez-Şube Ayrımı Gösterilebilir mi?

Düzenlenen e-faturada merkez ile şube ayrımını yapmak mümkündür. E-Faturanın Ad-Soyad/Ünvan bölümüne Merkez yada Şube bilgisi girilerek bu ayrıl yapılabilir ve ilgili şube yada merkeze air adres bilgisi de girilebilir. Göndericinin kendi ünvanında ise değişiklik yapılamamaktadır. Fakat e-Faturada bulunan not alanında bu konuda açıklama yapılarak merkez-şube ayrımı belirtilebilir. Şubeden düzenlenecek E-Faturada bu bilgiye yer vermek gerek.

E-Faturada Hatalı Olarak Bir Sıra Numarası Atlanması

E-Fatura eski tip fatura ile aynı hükümlere tabidir. Buna göer E-Fatura uygulamasında her bir seri kendi içinde sıralı düzenlenmesi gerekir. Atlanması durumunda ise;

• Atlanılan numaralara iptal kaydı düşülmelidir
• Bağlı olunan vergi dairesine dilekçe ile bildirimde bulunulması gerekir
• Yeni E-Faturalar aynı serinin son faturasını takip edecek şekilde kesilmeli atlanılan fatura sıra numarası kullanılmamalıdır.

E-Faturada Döviz Bedeli Gösterilmesi

Daha önce de belirtildiği üzere E-Fatura kağıt fatura ile aynı şartlara tabidir. Dövizli E-Faturada firmalar Türk Lirası karşılığı olarak döviz bedellerini göstermelidir. Bu şart altında firmalara yabancı para birimi ile fatura düzenleyebilmektedir. Bununla birlikte yurt dışı müşterilerine yapılan satışlarda düzenlenen faturalarda Türk Lirası karşılığının gösterilmesi gerekmez.

E-Fatura KDV İadesi

E-Fatura kullanıcılarının karşılıklı faturalaşma sürecinde E-Fatura düzenlemesi zorunludur. Bu hükme aykırı hareket eden mükellefler VUK ceza hükümlerine tabi olur. Bununla birlikte alınan görüşler doğrultusunda E-Fatura yerine kağıt fatura düzenlenmesi durumunda bu faturalar KDV ve Gider göstermeye engel olmaz.

Tevkifatlı E-Fatura Düzenleme

E-fatura uygulaması kağıt fatura ile aynı hükümlere tabi olarak düzenlenir.  Tevkifatlı fatura düzenlenmesi gereken bir durumda E-Fatura bu çerçevede tevkifatlı olarak düzenlenmelidir.

Sıfır KDV’li E-Fatura

Eğer E-Fatura  istisna kapsamında kefiliyorsa İSTİSNA fatura tipi seçilerek KDV mevzuatında denk gelen istisna tipi seçilmeli ve işlem yapılmalıdır. Eğer E-Fatura istisna kapsamında düzenlenen bir fatura değilse bu durumda Fatura tipi olarak satış seçilmeli 351 kodu “İstisna olmayan değer” kodu ile işlem yapılmalıdır.

E-Faturada firma logosu

 E-faturada firma logosu yer alabilir. Bununla birlikte E-Fatura boyutunun 60 kb’ı geçmesi durumunda logo E-Faturada görünmez.

Temel E-Fatura ile ticari E-Fatura arasındaki fark

Temel E-Fatura red ve kabul seçenekleri bulunmadığından dolayı daha çok hizmet faturalarında kullanılan bir E-Fatura tipidir. Ticari E-Faturada ise red-kabul opsiyonları bulunduğundan ürün satışında ticari E-Fatura kullanmak daha uygundur. Ticari E-Fatura’da karşılıklı olarak mutabakat gerekmemektedir. Her hangi bir olumsuzluk yaşanması durumunda hukuki süreçler için kullanılabilen bir kanıt olarak değerlendirilebilmektedir.

E-Fatura iptali nasıl yapılır?

Ticari faturalar 7 günlük süre içerisinde iptal edilebilir. Eğer ticari e-fatura düzenlenerek alıcı firmaya gönderilmiş ve iptal edilmek isteniyorsa, müşteri bu e faturayı 7 gün içerisinde reddedilebilir. Sonrasında yeni bir e-fatura oluşturularak müşteriye yeniden gönderilmelidir.

Temel E- faturaların iptal seçeneği bulunmamaktadır. Temel e-fatura gönderilmiş ve iptal edilmek isteniyorsa, faturayı gönderdiğiniz müşterinizin bu faturaya karşılık bir iade e-faturası oluşturup tarafınıza iletmesi gerekir. Bu işlem her iki faturanın birbirini mahsuplaştırması için yeterlidir.

E-Arşiv faturayı, resmîleştirildiği tarihten itibaren 7 gün içinde iptal edebilirsiniz. VUK ve TTK da fatura için belirlenen hükümler e fatura ve e arşiv fatura için de geçerlidir.

İtiraz ve iade işlemlerinde söz konusu kanunların ilgili hükümlerine göre yapılmalıdır. Diğer taraftan internet ile yapılan satışlarda müşteri malı iade etmek isterse elektronik ortamda kendisine iletilen faturanın kâğıt çıktısını alır ve iadeye ilişkin bölümü doldurarak mal ile birlikte malı satana geri gönderir. Yani e-arşiv faturada iade bölümü bulunmaktadır.

Yurt dışı hizmet faturası düzenleme

E-Fatura kayıtlı kullanıcıların düzenleyeceği ihracat faturalarının E-Fatura olarak düzenlenmesi sadece mal ihracında gereklidir. Hizmet ihracı ise bu kapsamda olmayıp daha önce de olduğu gibi gönderici E-Arşiv kullanıcısı ise E-Arşiv fatura değilse kağıt fatura olarak düzenlemeye devam edecektir.

Bedelsiz ihracatta E-Fatura düzenleme

Bedelsiz ihracatta da mal çıkışında GÇB düzenlenip düzenlenmediğine göre ihracat e-faturası düzenlenecek olup GÇB ekinde düzenlenmediği müddetçe gönderici e-arşiv kullanıcısı ise e-arşiv fatura değilse kağıt fatura olarak düzenlemeye devam edecektir. Bununla birlikte bedelsiz gönderilen mallar bir GÇB ile çıkacaksa faturası mutlaka E-Fatura olmak zorundadır. Bilindiği üzere, E-Fatura kapsamında bedelsiz faturalar düzenlenebilmektedir.

Bedelsiz ihracat faturası düzenleyecek mükelleflerin E-Faturada “payableamount” (ödenecek tutar) alanına “sıfır” (0) yazması ve “Bilge Sistemi”nde beyanname açılırken bedelsiz alanını seçmesi gerekmektedir.

Mikro İhracat E-Fatura’ya girer mi?

Mikro ihracatta kesilecek faturalar gönderici E-Arşiv kullanıcısı ise E-Arşiv fatura , değilse kağıt ortamında kesilmeye devam edilecektir. Bu konuda GTB’nin de Başkanlığın da bir düzenlemesi bulunmamaktadır. Aksi belirtilmediği sürece matbu (kağıt/e-Arşiv) fatura düzenlenmeye devam edilecektir.

E-Faturada Yabancıların VKN’si Nasıl Girilmeli

Eğer alıcı VKN bilgisi bilinmiyorsa 10 haneli 2222222222 numarası girilerek işlem tamamlanmalıdır.

Şirketlerin Unvan değişikliği halinde ne yapılmalıdır?

İlk olarak yeni ünvana bir Mali Mühür alınması gerekmektedir. Bununla birlikte VKN değişmediğinden yeni mali mühür işlemi tamamlanana kadar eski mali mühür ile çalışmaya devam edilmelidir.

Nevi Değişikliği İşlemleri

E-Fatura uygulamasına kayıtlı bir kullanıcı, nevi değişikliğine gitmesi halinde 15 gün içerisinde, nevi değişikliğine ilişkin ticaret sicil gazetesinin fotokopisi ve durumu izah eden bir dilekçe ile Gelir İdaresi Başkanlığı’na posta yoluyla, yeni unvana ait mali mühür temini için ise Kamu Sertifikasyon Merkezine elektronik ortamda başvurması gerekmektedir. Nevi değişikliğine giden mükellefler yeni mali mühürlerini temin edene kadar, e-Fatura Uygulamasından eski Vergi Kimlik Numarasına ait unvan ve mali mühür ile yararlanmaya devam edeceklerdir.

Bu süre zarfında, eski unvanlarına düzenlenen faturaları muhasebeleştirebilecekler, düzenleyecekleri e-Faturalarda, yeni unvan ve Vergi Kimlik Numarası bilgilerine faturanın açıklama alanında yer vereceklerdir. Yeni unvanlarına ait mali mührün üretim/teslim bilgisi Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından Başkanlığa iletildikten sonra, Başkanlık tarafından eski hesapları kapatılarak, yeni hesapları aktive edilecektir. Bu tarihten sonra yeni VKN, yeni unvan ve yeni mali mühür kullanılarak e-fatura düzenlenecektir.

E-Arşiv Mükelleflerinin İhracat Faturası Düzenlemesi

E-arşiv fatura kullanıcıları; E-Faturaya kayıtlı mükelleflere E-Fatura, kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere ise E-Arşiv fatura düzenlemelidir. Mikro ihracat da dahil kesilecek faturalar gönderici E-Arşiv kullanıcısı ise E-Arşiv fatura olarak düzenlenmelidir.

Elektronik Arşiv Gönderme

E-arşiv hizmeti verme konusunda başkanlıktan izin alan özel entegratörler, E-Arşiv Raporunu aylık olarak oluşturup takip eden ayın 15’i saat 24:00’a  kadar GİB sistemine aktarmak zorundadırlar. Bu çerçevede firmalar E arşiv raporu başkanlık sistemine aktarılmadan önce faturalarını entegratörlere iletmelidir. Fatura düzenleme limiti altında kalan satışlar için e-arşiv fatura düzenlenmesine gerek yoktur, perakende satış fişi ile işlem yapılabilir

E-Arşiv Uygulamasına Geçmeden Evvel Matbaada Bastırılmış Olan Faturalar

E-Arşiv faturası uygulamasına geçilmesi sonrası yalnızca E-Arşiv faturası düzenlenebilir. Ancak firmalar daha önce bastırdıkları faturaları da muhafaza ederek Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sisteminde yaşanacak muhtemel bir sorunda, işlerinin aksamaması için bu faturaları kullanabilir. Böyle bir durumda mükellef ilgili sorunu gösteren ekran görüntüsünü kaydederek ilgili kurumları bilgilendirmekle mükelleftir.