2022’de tüm aradıklarınızı bulacağınız e defter kullanımı rehberi

Bu yazımızda sizlere e defter konusu üzerinde bilgilendirme yapmak amacındayız. Tarihi vergi yasaları modern ekonomide amaca uygun olmayabilir. Bugünkü düzenleyici, sosyal, politik ve teknolojik değişiklikler göz önüne alındığında, vergi otoriteleri, yönetmelikleri ve mevzuatı sürdürmek için mücadele etmektedir.

Tebliğ taslağına göre e–defter uygulamasına geçiş tarihi 1 Ocak 2023 olarak belirlendi. 2021 yılının Temmuz ayında e-faturaya zorunlu geçiş yapanların ise 1 Ocak 2022 tarihine kadar e–defter uygulamasına geçmeleri gerekiyor.

Son yıllarda, kuruluşlar gelir hükümetlerini mahrum eden çok sayıda karmaşık vergi düzenlemesi kullanmıştır. Avrupa Komisyonu’ndan gelen bir rapora göre, 26 AB ülkesi için toplam ‘KDV Boşluğu’ 2011 yılında 193 milyar € tutarındaydı ve vergi kaçakçılığı, dolandırıcılık ve kasıtlı olarak ihmal veya tahrifat yoluyla vergi yükümlülüklerinin yanlış beyanının bir kombinasyonundan oluşan durum ortaya çıkmıştı.

Hükümetler kaçınma, tahsilat yapmama ve sahtekarlık nedeniyle kaçırdığı gelirlerin bir kısmını telafi etmeye çalışıyor. Vergi tahsilatına uygulanan inceleme düzeyi artırılıyor. Sonuç olarak, şirketler şeffaflığı artırmak ve maliyet tasarrufu için yeni yollar aramak zorunda kalıyorlar. İşte bu yeni yollardan bir tanesi de e defter konusu.

Vergi otoriteleri çabalarına yardımcı olmak için dijital teknolojiyi benimsedi. Vergi mükellefi eğilimlerini yorumlamak ve şirketlerin yerel mevzuata daha iyi uyum sağlamalarını sağlamak için e defter uygulamasını kullanıyorlar. Ayrıca, vergi makamları vergi mükellefi verilerini dijital hale getirebilir ve birden fazla yargı alanında paylaşabilir. Daha fazla çözüm elde edildikçe ve maliyetler düştükçe, vergi otoriteleri suçu önleme ve tespit etme, gelir tahsilatlarını iyileştirme ve operasyonel verimliliği artırma fırsatını yakalamaktadır.

Öte yandan, teknoloji, şirketlerin düzenleyicilerden şeffaflık için artan taleplerle başa çıkmasına yardımcı oluyor. Ayrıca, vergi makamlarının gelecekte nasıl gelir elde edeceklerini de etkileyecek verimlilikleri artırmaktadır.

İşletmeler ve vergi yetkilileri konuyu kolaylaştırmaya çalışırken teknoloji hayati önem taşıyacaktır. Veri toplama ve analizi, veri eşleştirme ve vergi denetimleri de dahil olmak üzere süreçlerin dijitalleştirilmesi, şirketlerin operasyonları boyunca vergiyi optimize etmelerine ve planlama, raporlama ve uyum süreçlerini hızlandırmasına olanak tanır.

İşte e defter böylesine bir ortamda, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemin bizzat kendisidir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanır. Böylelikle e-Defter formatını kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutmak zorunda kalmazlar.

Geldiğimiz noktada e defter uygulaması yukarıdaki süreçlerden geçerek bugüne kadar gelişimini sürdürdü. 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Tebliği kapsamında yevmiye defteri ve büyük defterlerini elektronik defter biçiminde oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenlerin aşağıda belirtilen şartları taşımaları gerekmektedir. Bu şartları taşıyanlar başvurularını kolayca yapabilmektedir. Bunun için şu şartların sağlanmış olması gerekiyor:

1. Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika veya 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları,
2. Tüzel kişi mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları,
3. Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında mükellefler tarafından kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması gerekiyor.

İşte e defter uygulaması yukarıda bahsedilen yasal çerçeveni sonucu olarak karşımıza çıkıyor.

E defter uygulaması ile yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmamasına bakılır ve defter imzalanır. Sonrasında şefterin şema ve şematron kontrolü yapılarak yevmiye defterinin beratı oluşturulur ve imzalanır. Daha sonra defterin beratı şema ve şematron kontrolü yapılarak berat sıkıştırılır ve hatası bulunmayan dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet sitesine yüklenir.

Diğer taraftan bahsini ettiğimiz kayıtlardan serbest meslek erbabı ile işletme hesabı esasına göre defter tutanların defterlerinin elektronik olarak oluşturulmasını ve saklanmasını sağlıyor. Ayrıca vergi beyannameleri, bildirim ve dilekçelerin elektronik olarak verilebilmesine imkan tanıyan sistem elektronik ortamda belge düzenlenebilmesini de olanaklı kılıyor ve kapsamda yer alan mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı veri tabanında yer alan diğer bilgilerini mükelleflerin bilgisine sunuyor.

Defter beyan sayfasına bu linkten ulaşabiliyorsunuz.

e defter beyan başvurusunu oluşturan teknoloji, şirketlerin uyumluluğa ulaşmasına yardımcı olur, ayrıca şeffaflığı ve işbirliğini artırır. Vergi ekibinin üyelerini diğer görevlere odaklanmak için serbest bırakarak verimliliği artırabilir. Operasyonel açıdan, teknoloji zaman ve maliyetten tasarruf sağlar. Ancak, vergi söz konusu olduğunda, şirketler diğer birçok departmana veya sürece kıyasla teknolojiyi benimsemede yavaş davranırlar. “Vergi süreçleri, arka ofis işlevleri olmak, çoğu durumda işlemler işlendikten veya rezerve edildikten sonra yapılır ve bu nedenle süreci teşvik eden teknoloji de arka ofis olarak kabul edilir.

E defter gönderme süreleri hangi aylara dikkat edilmeli?

Burada eğer aylık olarak yükleme tercihinde bulundu iseniz, e-DEFTER berat dosyalarının yükleme sürelerini gösteren tabloya buradan bakabilirsiniz.

Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihinde bulundu iseniz, e-defter berat dosyalarının yükleme süreleri ise

1. Ocak – Şubat ve Mart Ayları için, Mayıs Ayı Sonu
2. Nisan – Mayıs – Haziran Ayları için, Ağustos ayı sonu,
3. Temmuz – Ağustos – Eylül Ayları için, Kasım Ayı sonu,
4. Ekim – Kasım – Aralık Ayları için gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verileceği ayın sonuna kadar.

E defter zorunluluğu olan mükellefler kiler?

Yüksek performanslı bir vergi sistemi oluşturmak, vergi dönüşümünün başarısı için kritik öneme sahiptir. Veri yönetimi ve analitik dahil olmak üzere teknolojinin etkili kullanımı anahtar bir parçadır. Bu parçayı tamamlamak üzere de e defter zorunluluğu getirilmiştir.

Burada dikkat edilmesi gereken nokta  e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan bir mükellef olup olmamanızla ilgili. Eğer e faturaya geçmeniz zorunlu bir mükellef iseniz elektronik defter uygulamasına süresi içinde geçmek zorundasınız. Bu zorunluluk yıl içerisinde e-fatura uygulamasına geçen mükellefler açısından izleyen yılın başından itibaren şeklinde yer alıyor.

E defter zorunluluğu 2020 itibariyle neler getirdi?

Ayrıca tebliğin yayınlandığı 19 Ekim 2019 tarihi itibarıyla Türk Ticaret Kanununun 397. maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler için 1/1/2020 tarihinden itibaren geçiş zorunluluğu bulunmakta.

Eğer mükellefler 2020 yılı veya müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlamış mükellefler iseler bu durumda şartların sağlandığı yılı izleyen yılın başından itibaren elektronik defter uygulamasına geçmeleri gerekmektedir.

İlgili mükellefler bu işlemi de edefter.gov.tr adresinde verilmiş olan format ve standarda uygun defterleri e-defter olarak tutacaklardır.

E defter geçiş hadleri sınır nerede?

Sizlerin de gayet iyi bildiği üzere 2018 ve takip eden yıllarda en az 5 Milyon TL cirosu olan firmalara, ilgili yılı takip eden 2. yılın başından itibaren e-Fatura ve e-Defter Uygulamalarına geçiş zorunluluğu getiren taslak tebliğ ile birlikte e-Fatura ve e-Defter’de bulunan 10 Milyon TL ciro zorunluluğu da 5 Milyon TL’ye düşürülmüş durumda.

Buradaki 5 Milyon rakamı e defter sistemine geçişte bir sınır olarak tayin edilmiş olup, mükelleflerin bu sınıra özellikle dikkat etmeleri gerekmektedir.

E defter hadleri – bu rakama ve tarihe dikkat!

2020 yılına yönelik olarak e defter hadlerinin nasıl uygulandığına dair bir bakış yaptığımızda e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler içerisinde 2018 yılı hasılatı 10.000.000 TL’lik sınır bulunmaktadır. Bu sınır ve üzerine sahip olan mükellefler 01.01.2020 tarihinden itibaren geçmiş olmaları gerekiyor.

Diğer taraftan 2018 yada 2019 yılı hasılatı 5.000.000 TL’yi geçen mükelleflere gelince bu kişiler 01.01.2021 tarihinden itibaren (e-Fatura’ya geçişi 1/7/2020-yıl içine rastlayan bir tarih olduğu için) ilgili tarihe geçmek zorundalar. Buradaki sınırın da 5 Milyon TL olduğunu hatırlatalım.

e deftere geçme hadleri 2020 yılından itibaren değişti

Limit olarak getirilen bazı sınırlar Gelir İdaresinin yayınladığı tebliğde çizilmiş vaziyette.  Örneğin 2018 yılında internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzerinde olan mükellefler 1.1.2020 tarihinden itibaren e deftere geçmek zorundalar. Buradaki sınırın 5 milyon olduğuna dikkat etmemiz gerekiyor

E deftere geçme hadleri

Son olarak e deftere geçme hadlerine baktığımızda e-Defterin  düzenlenmesi saklanması ve ibraz edilmesi için mükelleflerden bazı şartların sağlanmış olmaları bekleniyor. Raporlama ve kontrol süreçlerini kolaylaştıran e-defter uygulamasına geçmek isteyenler için 1 ve 2 sıra numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’nin açıkladığı hadler şu şekilde yer alıyor:

Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümlerine göre üretilen nitelikli elektronik sertifika ya da 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği çerçevesinde mali mühür temin etmesi gerekiyor.

Tüzel kişi mükelleflerin 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği çerçevesinde mali mühür temin etmesi gerekiyor.

Tüm mükelleflerin elektronik defter tutma, kaydetme, onaylama, saklama ve ibraz etme işlemlerini gerçekleştirmek için kullanacakları yazılımın uyumluluk onayı almış olması gerekiyor.

e-Defter Uygulamasına kimler ne zaman geçmek zorundadır?

Bu sorunun cevabına iki aşamalı yapılan tespit ile ulaşıyoruz:

1. Aşama: e-Defter Tebliğinde yer alan düzenlemelere göre:
2. a) e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler.
3. b) Türk Ticaret Kanunu’nun 397’nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler,
4. c) Gelir İdaresi Başkanlığınca yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen ve yazılı bildirimle kendilerine geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre de verilerek e-Defter Uygulamasına geçiş zorunluluğu getirilen mükellef veya mükellef grupları,

e-Defter uygulamasına aşağıdaki sürelerde geçmek zorundadırlar.

• e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler bakımından e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren),
• 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren.
• Riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olan mükellefler kendilerine yapılan yazılı bildirimde belirtilen tarihten itibaren.

2. Aşama: e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükelleflerin tespiti için 509 Sıra No.lu Vergi Usul Genel Tebliği’ne[1] Bağımsız Denetime tabi mükelleflerin kimler olduğunu tespit için ise 2018/11597 sayılı Bağımsız Denetime Tabi Şirketlerin Belirlenmesine Dair Karara[2] bakmamız gerekmektedir.
3. a) 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne Göre e-Fatura Uygulamasına Geçmek Zorunda Olanlar:
4. Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafı iş hasılatı) 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler izleyen yılın yedinci ayı başından itibaren,
5. 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)’ndan lisans alan (bayilik lisansı dâhil) mükellefler ile Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa ve/veya ithal edenler, lisans alımı veya imal, inşa veya ithalin gerçekleştirildiği ayı izleyen dördüncü ayın başından itibaren,

• Mal veya hizmetlerin alınması, satılması, kiralanması veya dağıtımı işlemlerinin gerçekleştirilmesine aracılık etmek üzere internet ortamında 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanunda tanımlanan başkalarına ait iktisadi ve ticari faaliyetlerin yapılmasına elektronik ticaret ortamını sağlayan gerçek ya da tüzel kişi aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gerçek ve tüzel kişilere ait gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılmasına veya kiralanmasına ilişkin ilanları yayınlayan internet sitelerinin sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde,

1. 11/3/2010 tarihli ve 5957 sayılı Sebze ve Meyveler ile Yeterli Arz ve Talep Derinliği Bulunan Diğer Malların Ticaretinin Düzenlenmesi Hakkında Kanun hükümlerine göre komisyoncu veya tüccar olarak sebze ve meyve ticaretiyle iştigal eden mükellefler işe başlama tarihinden itibaren 3 ay içinde,
2. Gelir İdaresi Başkanlığınca yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu tespit edilen ve yazılı bildirimle kendilerine geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre de verilmek suretiyle e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellef veya mükellef grupları kendilerine yazılı bildirimde belirtilen süre içinde,

e-Fatura uygulamasına geçmek zorundadırlar.