E-arşiv fatura nedir? 2022 yılında arşiv kimler için zorunlu

E-arşiv fatura nedir sorusunun yanıtını bulmak çok da zor değil elbet. Ancak teorik olarak kavramı bilmenin yanı sıra pratikte nasıl uygulandığının gösterilmesi de son derece önemli tabi.

E-arşiv fatura nedir?

E-arşiv fatura, e-fatura kapsamına girmeyen mükelleflere, vergi mükellefi olan tüzel kişilere ya da vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere dijital atmosferde veya bir diğer ifadeyle elektronik posta yoluyla gönderilen elektronik faturadır.

Teknoloji bize birçok nimetler sundu. Birçok işimiz kolaylaştı. Zamandan önemli tasarruf sağladığı gibi paradan da önemli tasarruflar sağladı. Birçok işletme şimdi fatura işlemlerini elektronik ortama taşımakla meşgul. Fatura işlemlerini elektronik ortama taşıyanlar bu işlerin ne kadar kolay olduğunu görünce hayretlerini de gizleyemiyorlar haliyle.

İşi bilmeyenler ise kendilerine teknolojinin sunduğu bu kolaylık anlatılınca meraktan bu işlemin nasıl yapılacağını araştırıyor ve sonrasında bir bakıyorsunuz aynı sistemin kendi işletmelerine de kurulmasıyla da meşgul olmuşlar.

Evet teknolojinin böyle bir çarpan etkisi bulunuyor. Etki boyutu gerçekten de çok yüksek. Bu etki öylesine fazlalaşıyor ki artık yönetim sistemleri bile kayıtsız kalamıyor. Sonrasında ise bir yönetimsel işlemlerin web ortamına taşındığını görüyoruz.

İşte bugün size sözünü edeceğimiz e-arşiv fatura da bunlardan biri.

E-arşiv fatura nedir sorusuna cevap verirken aslında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara göre bir cevap vermiş oluyoruz. Bu standartlara göre düzenlenerek hazırlanmış olan faturanın elektronik veya bilgisayar ortamında taşınmasının yanı sıra muhafaza edilmesi ve elektroik ortamda rapor edilmesi e arşiv faturanın ne demek olduğunu açıklıyor.

Kısaca ifade etmek gerekirse aslında e arşiv fatura nedir sorusunun cevabı bir sistemi ifade ediyor. Bu sistemde e arşiv sistemi kullanılarak hazırlanmış olan faturaların alıcı ile gönderici arasında son derece güvenli bir şekilde hiçbir ihtilafa mahal vermeden karşılıklı alışverişin yapılması için geliştirilmiş bir sistemi ifade etmektedir.

Hazırlanan kanuna göre yani Vergi Usul Kanunu VUK 509’da yer alan hükümlere göre e arşiv kullanıcısı olmak için e fatura kullanıcı olma zorunluluğu bulunuyor.

Bu zorunluluk elbette gerekli bir zorunluluk. Zira e fatura kullanıcısı olmadan e arşiv fatura şeklinde bir düzenlemeye gitmek mümkün değil. Kullanıcıların bu noktaya özellikle dikkat etmeleri gerekiyor. Bu sayede işletmeler teknolojinin sunmuş olduğu e dönüşüm imkanlarından sonuna kadar yararlanırken bir anlamda kırtasiye masraflarını da azaltarak paranın israfını hem önlemiş oluyorlar hem de ilgili parayı farklı yatırım alanlarına ayırıyorlar.

Sizin de gördüğünüz üzere e fatura ve e-arşiv fatura bütünleşmesini yani entegrasyonunu sağladıktan ve tamamladıktan sonra ilgili hamleleri son derece kolay bir şekilde yapabilirsiniz. Böylelikle artık e fatura ve e arşiv fatura kullanıcısı olduğunuz için hazırlamış olduğunuz faturalarınızı karşınızdaki müşteriniz e fatura kullanıcısı olmasa dahi e arşiv faturası olarak gönderebilmeniz mümkün hale gelmiş oluyor.

E-arşiv fatura ne demek?

E-arşiv fatura nedir şeklinde sorunun bir diğer cevabı olarak eğer uygulama e arşiv fatura uygulaması kapsamında ise burada elektronik ortamda oluşturulan faturanın daha önce kağıt olarak düzenlenen ve gönderilen hali şimdi elektronik ortamda iletilip gönderilen şekli aslını oluşturmaktadır. Diğer taraftan faturayı elektronik ortamda düzenleyen kişinin elektronik ortamda saklayıp muhafaza ettiği faturanın elektronik hali ise ikinci nüsha hükmünü almaktadır.

E-arşiv faturalarımı nasıl görebilirim?

e-Fatura sorgulama işlemi, efatura.gov.tr adresinden mükellefin vergi kimlik numarası ya da TC kimlik numarasını girerek yapabilirsiniz. Mevcut bilgilerle, sistemdeki bilgileri karşılaştırabilir, doğruluğunu kontrol edebilirsiniz.

E-arşiv fatura nereden kesilir?

Gelir İdaresi Başkanlığı Portal sistemi, e–Arşiv fatura kesebilmek için kullanacağınız bir yöntemdir. Bu sisteme giriş yaptıktan sonra,, gerekli alanlara istenilen bilgilerin girilmesi gerekir. Sonrasında ise doldurulan bilgilerle beraber bir e–Arşiv faturası sistem tarafından oluşturulur.

E-arşiv fatura kim düzenler?

e–Arşiv Fatura ise göndericilerin e–Fatura, alıcıların ise kağıt fatura kullanması halinde düzenlenir. e–Fatura kullanıcısı olmayan tüm kişi ve kuruluşlara e–Arşiv Fatura düzenlenir. e–Fatura‘da tüm faturalar önce Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. GİB e-faturayı alıcısına iletir.

E-arşiv fatura izni nasıl alınır?

e–Arşiv Fatura, uygulamasından portal yöntemi ile yararlanmak isteyen mükelleflerin https://portal.efatura.gov.tr/EArsivPortalBasvuru/ adresinden elektronik imza araçlarını kullanarak elektronik başvuru yapmaları gerekmektedir.

E-Arşiv fatura kaç gün geriye dönük kesilebilir 2022?

Geriye dönük E–Fatura ve E–Arşiv Fatura en fazla 7 gün öncesine olacak şekilde düzenlenebilir. Bu sürenin aşılmaması gerekir.

Netice olarak bakıldığında Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e arşiv izni alan mükelleflerin elektronik ortamda oluşturdukları faturaların tamamını elektronik ortamda muhafaza ettiklerini görmekteyiz.

E arşiv nedir?

E-arşiv fatura nedir konusuna girmişken e arşivin ne olduğuna da değinmek gerekiyor. Herkesin bildiği üzere aslında teknolojinin bizlere sunduğu en önemli fayda maliyetlerin azaltılması faaliyetidir. Bu maliyetler azaltıldığı zaman hem az zamanda çok iş yapmış oluyoruz hem de az kayıplarla çok fazla kazanç sağlamış oluyoruz.

E arşiv sisteminin en önemli avantajı basım maliyeti, gönderim maliyeti, alım maliyeti ve arşiv maliyeti gibi maliyetlerinin bulunmamasıdır. Burada en önemli avantajlardan birisi ise faturanın hemen oluşturulması ve anlık olarak karşı taraftaki müşteriye iletilmesidir.

Bu sistemi kullanmanın en güzel yanı otomatik veri kaydının yapılması ve böylelikle hata ihtimalinin en aza inmesidir. Bu sistemle faturalarınızın kaybolma özelliği gibi bir durum asla söz konusu olmayacak. Kolay erişim sağlayacağınız için faturalarınız hem güvende olacak hem de aldığınız ve ilettiğiniz tüm faturalar elektronik ortamda saklanmış olacak.

Burada öncelikle şunu da vurgulayalım. E arşiv e faturadan farklı bir duruma işaret ediyor. Yani elektronik ve kağıt fatura istenilen bir zaman diliminde çıktı alınarak isteyen kişiye anlık olarak iletilebilir. Burada e arşiv uygulamasının iki türlü olduğuna dikkat çekelim.

Bu sistemi eğer kullanacaksanız ilk türünün kendi bilgi işlem sistemlerinin üzerinden olduğuna dikkat çekelim. Diğer tür ise özel entegratörler üzerinden bu sisteme katılmanız şeklinde.

E-arşiv fatura kimlere zorunlu?

E arşiv fatura kullanmak zorunda olan kişilere geçemeden önce isterseniz teknolojinin sağladığı yararlar ile dezavantajlara kısaca bir bakalım.

Bugün dünyada insanlar televizyonlar, cep telefonları, bilgisayarlar ve diğerleri gibi teknolojiler olmadan yaşayamazlar. Bu teknolojiler insanların günlük yaşamlarında yavaş yavaş önemli bir rol oynadı ve onlarsız olmak bazılarımız için hayal bile edilemezdi. Teknolojiyi anlamak için, avantajlar açısından ne sağladığı, aynı zamanda dezavantajları da bilmek gerekir.

Teknolojinin avantajları

Birincisi, teknolojinin evrimi çeşitli nedenlerle insanlar için faydalıdır. Tıbbi düzeyde, teknoloji daha fazla hasta insanı tedavi etmeye yardımcı olabilir ve sonuç olarak birçok hayatı kurtarabilir ve çok zararlı virüs ve bakterilerle savaşabilir.

Bilgisayarın icadı çok önemli bir noktaydı. Böylece iletişim gelişir ve şirketler yabancı ülkelerle daha kolay iletişim kurabilir. Araştırma da basitleştirilmiştir.

Şirketler için, stratejik teknoloji trendlerini uygulamadaki ilerleme, zamandan ve dolayısıyla paradan tasarruf etmelerine yardımcı oluyor. Değişimler özellikle internette daha hızlı. Satış ve satın almalar artık tüm dünyada kolaylaştırılmış ve mümkün. Bu, işletmelerin hammaddeleri indirimlerle veya indirimli fiyatlarla satın almalarını sağlar. Benzer şekilde, küresel turizm de büyüdü.

Teknoloji aynı zamanda dünyadaki hemen hemen her endüstrinin verimliliğini artırdı. Teknoloji sayesinde, banka kullanmak yerine bitcoin ile bile ödeme yapabiliriz. Dijital para öyle bir oyun değiştirici faktör oldu ki, birçoğu bunun bir bitcoin demo hesabı açmak için doğru zaman olduğunu fark etti.

Daha yakından gözlemlendiğinde, her gün yeni şeyler keşfediliyor. Örneğin radyo dalgaları keşfedildiğinde, radyo yayınları hemen takip edelim. Aynısı televizyon ve elektrik için de geçerlidir. Hiç kimse elektriğin üretilebileceğini keşfetmemiş olsaydı, eğlence endüstrisi şu anki geliştirme aşamasında olmazdı.

Teknoloji günlük yaşamı iyileştirir; fiziksel depolama birimlerinin sanal depolama bankalarına ve daha fazlasına taşınmasını sağlar. Zamanın bilim adamları da teknoloji sayesinde astronotları aya gönderebiliyorlar.

Modern endüstriyel dünyada, makineler tarımsal ve endüstriyel işlerin çoğunu gerçekleştirir ve sonuç olarak, işçiler bir asırdan daha fazla mal üretirler ve daha az çalışırlar. Daha güvenli ortamlarda egzersiz yapmak ve çalışmak için daha fazla zamanları vardır.

Teknolojinin dezavantajları ve riskleri

Öte yandan, modern teknolojinin evriminin dezavantajları vardır, örneğin yeni teknolojiye bağımlılık. Artık insanın düşünmesine gerek yok. Hesap makinesi iyi bir buluş olsa bile, insan artık zihinsel hesaplama yapmaz ve artık hafızasını çalıştırmaz. Beşeri sermayenin azalması işsizliğin artması anlamına gelir. Bazı bölgelerde, cihazlar insan aklının yerini alabilir.

Teknolojinin kullanımı kesinlikle kurallara ve yeni yasalara ihtiyaç duyar. Örneğin internet kullanımı bireysel bir özgürlüktür. Bununla birlikte, atom bombasının icadı bireysel bir özgürlük olamaz. Aslında, bu teknolojiler piyasaya sürüldüğünde, otonom araçların yaklaşmakta olan varışını çevreleyen düzenleme gibi düzenlemelerin uygulanması zordur.

Son olarak, çoğu teknolojik keşif insan çabasını azaltmayı amaçladığından, makineler tarafından daha fazla iş yapılması anlamına gelir. Bu, insanlar için daha az iş anlamına gelir: süreçler otomatikleştikçe ve işler gereksiz hale getirildiğinden, insan gün geçtikçe modası geçiyor.

Teknolojinin çocuklar üzerindeki etkisinin olumsuz etkisi de göz ardı edilmemelidir.

Buraya kadar teknolojinin avantajları ve dezavantajlarını anlattıktan sonra şimdi isterseniz gelin e arşiv uygulamasından kimlerin yararlanması gerektiğine kısaca bir bakalım.

Yayınlanan son Tebliğ kapsamında, e-Arşiv Uygulamasından yararlanma izni verilen mükelleflere baktığımızda karşımıza ilgili tebliğde şu ifadeler çıkıyor:

1. Vergi Usul Kanunu (VUK 509) Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan Tebliğe göre, e-fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
2. VUK 509 Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine, e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.
3. Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.
4. Vergi mükellefi olmayanlara ise, e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunlu olmaktadırlar.
5. Başkanlık, gerek görmesi ve önceden haber vermesi halinde, bu madde hükmünün uygulamasında sektör ve mükellef grupları itibariyle özel izin verebilir, e-Arşiv Fatura formatında ve faturanın alıcısına teslim yöntemlerinde değişikliğe gidebilir.

E-arşiv fatura için çözüm adresiniz: Eray

Eray’ın sizelere sunmuş olduğu Boylam E-Dönüşüm Portalı ile ister cep telefonunuzdan isterseniz tabletinizden e arşiv faturalarınızı görüntüleyebilmeniz mümkün. Üstelik bu erişimi sağlarken herhangi bir cihaz sınırlamasının da bulunmadığını özellikle belirtelim.

E- arşiv faturalarınız Boylam e-dönüşümün sizlere sunduğu fırsatlar sayesinde güvenli bir şekilde saklanıyor. Bunun süresini merak ediyorsanız minimum 10 yıl olduğunu özellikle belirtelim. Yani faturalara ulaşma gibi bir sıkıntınız elbette ki bulunmuyor.

Çoğu kullanıcının merak ettiği bir soru olarak e fatura görüntülemede zaman ve mekan sınırı olup olmadığı ile ilgili olarak da şunu ifade edebiliriz. E arşiv faturalarınıza ister evden isterseniz de işyerinizden ulaşım sağlamanız mümkün. Bu konuda herhangi bir zaman ve mekan sınırlaması bulunmuyor. İstediğiniz yerden istediğiniz zaman diliminde elektronik faturalarınıza ulaşmanız imkan dahilinde.

Boylam e-dönüşüm portalı sayesinde e faturalarınız için mail sistemi gibi bir taslak oluşturabilir ve bu taslak üzerinden çalışma sağlayabilirsiniz. Böyle bir özellik ile sisteme alışıncaya kadar da hatasız e fatura hazırlayıncaya kadar iyi bir deneme yapma imkanına kavuşmuş oluyorsunuz.

Sistemin size sağladığı avantajlar sayesinde e fatura sınırlaması olmaksızın toplu olarak fatura gönderimi sağlanabiliyor. Bu sayede hem siz hem de işletmeniz rahat bir nefes alıyor.

Boylam e faturanın sizlere sağladığı en güzel şey ise bakım ve güvenlik gibi önemli güncelleme ve geliştirmeler ile uğraşmaya gerek kalmamanız. Sistem size her şeyi hazır olarak sunduğu için yapmanız gerek arkanıza yaslanıp işinizle ilgilenmeniz.