E-arşiv nedir? 2022 yılında nelere dikkat edilmeli?

Gelişen teknolojik şartlar bizlere çok farklı kavramları sundu. Bu sunulan kavramlardan bir tanesi de e-arşiv kavramı. Bu yazıda e arşiv kavramını teknolojik gelişmeler ışığında açıklamaya çalışacağız.

E-arşiv nedir?

e-Arşiv, kısaca Gelir İdaresi Başkanlığı’nca vurgulanan kural ve kaideler çerçevesinde hazırlanacak olan faturaların elektronik ortam üzerinden düzenlenmesi, faturaların elektronik ortamda saklanması, ibraz ve raporlamaya ilişkin verileri kapsayan uygulamaya verilen isimdir.

E-arşiv nasıl yapılır?

E–arşiv portal uygulamasına giriş yapabilmek için öncelikle https://portal.efatura.gov.tr/EArsivPortalBasvuru/ bağlantısından başvuru yapmanız gerekmektedir. Bu bağlantıdan başvuru yaptıktan sonra başvuru yaptığınız mali mühür ile e–arşiv portal uygulamasına bu ekrandan giriş yapabilirsiniz.

E-Arşiv nasıl kullanılır?

Elektronik belge olarak basılır.
GİB’e rapor verilir. Serbest format kullanılır.
Zaman dalgası ve mali mühür ile onaylanıp muhafaza altına alınır.
Özel entegratör veya kendi bilgi sistemi kullanılır.
Kullanımı internet üzerinden satış yapanlar dışında isteğe bağlıdır.

E-arşiv fatura kaç gün geriye dönük kesilebilir?

Vergi Usul Kanununa göre, geriye dönük e–fatura ve e–arşiv fatura, matbu faturada da olduğu gibi, en fazla 7 gün öncesine olacak şekilde düzenlenebilir. 7 günün aşılması dahilinde %10 oranında Özel Usulsüzlük Cezası uygulanır.

Bugünün teknolojisi

Bugünün modern ve teknoloji meraklısı dünyası çok dinamik. Her gün internet teknolojilerinde yeni bilimsel keşifler ve gelişmeler getiriyor. Tüm bu yeni teknolojiler, iyi kullanıldığında bir insanın hayatını kökten değiştirebiliyor. Basit bir ifadeyle, İnternet teknolojisi, küresel internet üzerinden modern iletişim protokollerinde kullanılan çeşitli teknolojiler ve hizmetler anlamına geliyor.

Bugün günümüz dünyasında birçok farklı alanda kullanılan internet teknolojilerini en çok kullanan mekanizmalardan biri de kuşkusuz devlet kurumları. Kurumlar artık işleyişlerinin hemen hemen tamamını internet üzerinden yaptığı için karşımıza çok  farklı yenilikler ortaya çıkabiliyor. İşte bu yeniliklerden bir tanesi de elektronik arşiv uygulaması.

e-arşiv işletmelere disiplin getiriyor

Kısaca elektronik arşiv matbu kağıt olarak sakladığımız belgelerin elektronik ortama aktarılması ve buralarda saklanılmasından ibaret. Bu anlamda e-arşiv uygulaması işletmelere ve tüketicilere e-fatura düzenlenmesini ve faturanın ikinci nüshasının da elektronik ortamda saklanmasını ve gerektiğinde ibraz edilmesini sağlıyor.

Bu bağlamda işletmelere bir fatura disiplini getiren e-arşiv kanun hükümleri uyarınca faturanın kağıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenmesi ve birinci nüshasının müşteriye ikinci nüshasının ise mükelleflerce saklanılması ifade edilmektedir.

İşte e-arşiv Gelir İdaresi Başkanlığınca hazırlanan tebliğ kapsamında bu uygulamaya dahil olan mükelleflerin müşterileri için oluşturdukları faturaları elektronik ortamda oluşturup saklamaları anlamına geliyor.

Bu durumda karşımıza çıkan iki nüsha ile ilgili olarak şunları da ifade edebiliriz. Birinci hazırlanan ve müşterilere verilen nüsha asıl nüshadır. İkinci nüsha ise düzenleyen tarafından  elektronik ortamda saklanan belgedir.

e-Arşiv uygulamasıyla şimdi mükellefler faturalarını, 19 Ekim 2019 Cumartesi günü Resmi Gazete’de yayınlanan 509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde bulunan şartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenliyor ve düzenledikleri belgenin ikinci nüshasını da elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edebiliyor.

Gelinen son noktada teknolojinin sunduğu bu nimet sayesinde hem işletmeler resmi işlemlerini daha kolya bir şekilde halledebiliyor hem de girdi ve çıktılar neticesinde oluşabilecek kırtasiye ve kağıt masraflarından önemli ölçüde kurtuluyorlar.