E arşiv nedir? 2022 yılında e-arşiv sistemine kimler geçmek zorunda

Bu yazımızda sizlere e arşiv nedir konusu ile ilgili bilmeniz gerekenleri 10 başlık halinde vermeyi planlıyoruz. Özellikle son zamanlarda yapılan düzenlemelerle konu ticari hayatımızda öncelemememiz gereken konular haline geldi.

Şimdi herkesin aklında yapılan düzenlemelerle birlikte e arşiv uygulamasına geçip geçmeyeceği yer alıyor. Kimileri bu konuda bir sınırın dahi tayin edilip edilmediğini bilmez iken, kimileri de düzenlemeden habersiz bir şekilde yoluna devam ediyor.

Kuşkusuz teknolojinin bizlere sunduğu birçok fayda söz konusu. Özellikle otomasyon sistemleri ile hayatımızın birçok alanı kolay hale geldi. Benzer durumlar işletmeler için de geçerli. Bilhassa elektronik ortama taşınan süreçler ticari faaliyetlerimizi son derece kolaylaştırdı. Aynı durum şimdi alım satım işlerinde resmi belge niteliğindeki faturalarımız için de geçerli.

Elektronik ortamda artık hallettiğimiz fatura işlemleri ile hem vergisel işlemlerimiz hem de alım satım işlemlerimiz kolay hale geldi. Şimdi isterseniz gelin hep birlikte e arşiv ile ilgili süreçler hakkında bilgi edinelim.

E arşiv nedir?

E arşiv şirketlerin veya mükelleflerin kesmiş oldukları faturaların, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde yer alan şartlara uygun bir şekilde elektronik ortamda düzenlenmesini ifade eden ve kesilen faturanın ikinci örneğinin de elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesini olanaklı kılan uygulamadır.

E arşiv uygulaması – nasıl yararlanırım?

Bu uygulamadan yararlanılması için vergi mükelleflerinin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekiyor.  e-Arşiv Faturasında e-Fatura Uygulaması’na kayıtlı mükellefler için oluşturulan faturalar dışında yer alan tüm faturalar, e-Arşiv Faturası olarak adlandırılıyor.

E arşiv uygulamasının sağladığı en önemli faydalardan bir tanesi işletmeyi son derece hıza ulaştırması. Diğer taraftan düşük bir maliyetin söz konusu olduğu bu uygulama ile hız ve verimliliğin önemli ölçüde arttığı vurgulanıyor. Kırtasiye masraflarının son derece aza indiği böyle bir uygulamada kağıt faturaların basımı, hazırlanması, dağıtımı ve arşivlenmesi gibi işlemlerden kaynaklanan maliyetler de ortadan kalkıyor.

1. Öncelikle elinde bulunan sorguladığınız fatura e-arşiv uygulaması kapsamında düzenlenmiş mi düzenlenmemiş mi buna mutlaka bir bakın.  Zira uygulamaya göre düzenlenmemiş bir faturanın kontrolünü yapmak veya kontrolünü yapsanız bile karşınıza çıkması mümkün değil.
2. Burada ayrıca bilinmesi gereken noktalardan biri de e-Arşiv kapsamında fatura düzenlemeye yetkili mükelleflerin e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi’nde duyurulduğu şeklinde.
3. E arşiv fatura sorgulaması yaparken faturayı düzenleyen mükellefin Vergi Kimlik Numarası/TC Kimlik Numarası bilgilerinin doğru girildiğinden emin olunması gerekiyor.  Burada yer alan herhangi bir hatalı giriş sizi sonuçsuz bırakabilir.
4. Sorgulama yaparken bir dğer dikkat edeceğiniz nokta fatura üzerinde yer alan fatura numarası. Fatura üzerinde yer alan Fatura numarasının doğru bir şekilde girildiğinden emin olmanız gerekiyor. Aksi takdirde yine bir sonuç almanız mümkün olmayacak.
5. Faturalar üzerinde farklı tutar alanlarının bulunduğunu unutmayın. Zira faturalar üzerinde ödenecek tutar ile genel toplam veya toplam tutar şeklinde farklı tutar alanları yer alıyor. Bu nedenle fatura sorgulaması yaparken ödenmesi gereken tutar bilgisinin ve bu tutarın kuruş hanelerinin doğru girilmesi gerekiyor. Burada da yer alacak bir hata faturaya ulaşamamanıza neden oluyor.
6. Fatura sorgulaması yaparken dikkat edilmesi gereken bir diğer önemli nokta ise Güvenlik kodu. Güvenlik kodu karmaşık harf ve sayılardan oluştuğu için bu sıralı dizgide yer alan harf ile sayıların doğru bir şekilde yazılması son derece önemli.
7. Bu işlemleri doğru bir şekilde yaptıktan sonra karşınıza sorgulamış olduğunuz e arşiv fatura bilgileri çıkıyor ve siz de rahatlıkla kontrolünü yapabiliyorsunuz.

E arşiv fatura görüntüleme nasıl yapılır?

e arşiv fatura görüntüleme işlemini yapabilmeniz için elbette bazı bilgilere ihtiyacınız oluyor. Bu bilgiler olmadan işlem yapabilmeniz mümkün değil.

Öncelikle karşınızda çıkacak olan ekranda size ürün satan satıcının vergi kimlik numarasını veya Türkiye Cumhuriyeti Kimlik No bilgisini ekrana girmeniz gerekecek. Sonrasında fatura numarası bilgisi ile faturada yer alan tutar bilgisinin ekrandaki fatura numarası ve tutar bilgisi bölümlerine girilmesi gerekiyor. Sitenin size tanımlamış olduğu güvenlik kodunu da girdikten sonra artık faturanın kayıtlı olup olmadığını kontrol edebilirsiniz.

Girdiğiniz bilgilerin doğru olması durumunda “Sorgulanan ABC2019000000… fatura numaralı, satıcı vergi kimlik numarası ZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZZ, ödenecek tutarı 156.00 olan fatura sistemde kayıtlıdır!” şeklinde bir onay yazısı çıkar. Artık bu onay yazısını gördükten sonra elektronik arşiv fatura sorgulama işleminiz bitmiş oluyor.

Görüntülemenin her aşamasında bilgilerin doğru bir şekilde sunulması önemli olduğu için hatalı bilgilerin verilmemesi gerektiğini bir kez daha hatırlatalım.

Diğer taraftan yeni getirilen düzenleme ile birlikte herhangi bir e belge mükellefi olmayan firmaların  1 Ocak 2020 tarihinden itibaren günlük bazda belirli limitlerin üzerinde kağıt fatura kesemeyeceklerini de görmekteyiz. Buradaki limitlere de baktığımızda vatandaşlara kesilen faturalar açısından 30.000 Türk Lirası bir limit koyulduğunu görüyoruz. Eğer faturalar mükelleflere kesiliyor ise bu durumda 5.000 TL’lik bir limit uygulanıyor. Burada özellikle vurgulana bir diğer önemli nokta ise uygulanan limitlerin günlük olarak uygulanması ve ayrıca parçalı faturaların kesilememesi.

Eğer işletmenizce 01/01/2020 tarihinden itibaren satış yaptığınız kişi, firma ya da kurum vergi mükellefi değil ise, düzenleyeceğiniz fatura tutarının o zaman kdv dahil olmak üzere 30 bin Türk Lirasını aşması halinde faturanın kağıt olarak kesilmesi yasaklanmıştır.  

Burada aslında yapacağınız şey zor değil.  Vergi mükellefi olan kişiye, firmaya ya da kuruma düzenleyeceğiniz 5.000 TL’yi aşan faturalar ile vergi mükellefi olmayan kişi, firma ya da kurumlaara keseceğiniz kdv dahil 30.000 Türk Lira’sını aşan faturalar için Gelir İdaresi Başkanlığı https://ebelge.gib.gov.tr/ adresinden (interaktif vergi dairesi şifresi ile verilecek bir şifre ile ) e-arşiv fatura olarak kesilmesi zorunlu hale gelmiş bulunuyor. İlgili yerden düzenlediğiniz bu faturaları alarak karşınızdaki muhatabınıza vermeniz mümkün.

Aynı durum size yönelik olarak düzenlenecek faturalar için de geçerli. Sistem bir taraftan da kolaylık da getiriyor. Örneğin 5 bin TL’lik e-arşiv faturanızı yazıcıdan çıktı alarak kaşe imza yaptığınız takdirde, bu fatura irsaliye yerine geçeceğinden, ayrıca irsaliye düzenlemiyorsunuz.

Eğer irsaliye ile ürün gönderdiyseniz bu durumda ürünlerin faturasını düzenlemek için 7 gün süreniz bulunuyor.

E arşiv fatura zorunluluğu 2022 ne getiriyor?

Daha önceden de vurguladığımız üzere Gelir İdaresi Başkanlığı bir tebliğ yayınladı. Yayınlanan tebliğe göre:

e-Fatura kullanan tüm mükellefler, Aracı hizmet sağlayıcıları veİnternet reklamcılığı hizmet aracıları ile internet ortamında ilan yayınlayan mükellefler e-Arşiv Fatura Uygulaması’na 01.03.2022 tarihi itibariyle zorunlu geçiş yapacaklar. Yazının yazıldığı tarih itibariyle geçişin yapılmış olması gerekiyor.

e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce 1.1.2020 tarihinden itibaren düzenlenecek faturaların vergiler dahil toplam tutarı eğer 30.000 TL’yi (vergi mükelleflerine düzenlenenler açısından vergiler dahil toplam tutarın 5.000 TL’yi ) aşıyorsa bu durumda  söz konusu faturaların e-arşiv fatura olarak e-belge düzenlenme portalı üzerinden düzenlenmesi artık zorunlu durumda.

Buraya kadar yazdıklarımızdan hareketle e arşiv’in aslında bir uygulama olduğunu görüyoruz. Bir tanım yapmamız gerekirse e-Arşiv fatura, elektronik fatura uygulaması kapsamı dışında kalan kurumlar ile kişi arasındaki kağıt fatura işlemleri ve saklanmasının elektronik ortama taşındığı fatura türü olarak isimlendiriliyor.

e-Arşiv faturanın teknik standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenmiş olup e arşiv uygulaması, kağıt ortamında düzenlenme, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturanın, elektronik ortamda oluşturulması, e-Posta ile iletimi, elektronik ortamda muhafazası, elektronik ortamda ibrazı ve elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanmasını kapsayan bir uygulama olarak karşımıza çıkmaktadır.

E arşiv geçiş zorunluluğu şartı nedir?

E arşiv geçiş zorunluluğu kapsamında 433 numaralı Vergi Usul Kanunu gereğince internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.

Zorunluluğu olan firmalar dışında, sisteme girmek isteyen mükellefler de e-Arşiv uygulamasına geçiş yapabilmektedir.

E arşiv geçme zorunluluğu ne zaman?

1 Ocak 2020 tarihine kadar e-Arşiv konusunda da zorunluluk kapsamına girmeniz gerekiyor olabilir. E-Arşiv konusundaki düzenlemelerle ilgili olarak zorunluluk kapsamında yer alanların başında mevcut durumdaki e-fatura mükellefi olan firmalar geliyor. Bununla birlikte yine internet üzerinden ilan yayınlayan ya da hizmet satanlara aracılık eden firmalar da kapsam dahiline girmiş durumda.

E-Arşiv fatura uygulamasına dahil olmayan ve vergiler dahil 30 bin TL’nin üzerinde fatura düzenlemekte olan firmalar ile vergi mükellefi olanlara 5 bin TL’nin üzerinde tüm vergilerin dahil olduğu faturaları düzenleyen firmalar da e-Arşive geçme zorunluluğunu 1 Ocak 2020 tarihine kadar tamamlamak zorundalar

e arşiv fatura zorunluluğu uzatıldı mı?

E arşiv fatura zorunluluğunun uzatıldığına yönelik olarak şu ana kadar herhangi bir duyuru yapılmış değil.  Böyle bir gelişmenin olması halinde sizleri bilgilendireceğiz.

Siz de Eray ile elektronik arşiv  başvurunuzu ve aktivasyonunuzu kolayca yapabilir ve e dönüşümünüzü sağlayabilirsiniz.  Gelin e fatura e-arşiv ve diğer konularda bizden bilgi alın.